Das beste Tool ist das, das genutzt wird
Das teuerste Werkzeug im Schrank ist nutzlos, wenn es niemand benutzt. Dasselbe gilt für Software.
Die Situation
Eine Schreinerei mit rund 20 Mitarbeitenden. Der Produktionsprozess läuft gut, die Informationen sind im ERP abgelegt. Das Problem liegt woanders: Nämlich im Verkaufsprozess. Zwar gibt es dort Checklisten, die gut durchdacht und wichtig für die Qualität sind. Doch die Checklisten liegen verstreut: mal im Projektordner, mal auf dem Desktop eines Mitarbeitenden, manchmal ausgedruckt auf dem Schreibtisch. Wenn jemand wissen will, was beim Kunden läuft, beginnt eine mühsame Suche.
Es braucht eine Lösung. Aber welche?
Warum die Tool-Wahl entscheidend ist
Bei der Tool-Wahl geht es nicht nur um Funktionen. Sondern auch um folgende Aspekte, die oft unterschätzt werden:
Der Zeitfaktor
Ein Tool, das nach 3 Wochen produktiv läuft, ist wertvoller als eines, das nach 6 Monaten vielleicht alle Funktionen bietet.
Die Rechnung ist einfach: In der Zeit, die Sie mit Setup, Konfiguration und Schulungen verbringen, könnte eine einfachere Lösung bereits Mehrwert liefern. Der Prozess läuft. Die Qualität steigt. Das Problem ist gelöst.
Zeit bis zum Nutzen schlägt maximale Funktionalität.
Die Lösung muss zum Unternehmen passen
Eine Schreinerei mit 20 Mitarbeitenden ist nicht Google. Ein Tool, das für 500 Mitarbeitende entwickelt wurde, ist oft überdimensioniert. Worauf es ankommt:
Grösse des Teams: 8 Leute brauchen keine Enterprise-Lösung. Sie brauchen etwas Schlankes, das nicht im Weg steht.
Art der Arbeit: Menschen, die hauptsächlich in der Werkstatt arbeiten, haben andere Bedürfnisse als Büroangestellte. Das Tool muss zur Arbeitsweise passen, nicht umgekehrt.
IT-Kompetenz: Nicht jeder Betrieb hat eine IT-Abteilung. Das Tool muss auch ohne dedizierte Betreuung funktionieren.
Bestehende Systeme: Jedes neue Tool bedeutet neue Logins, neue Schnittstellen, neue Komplexität. Ein Tool, das sich ins bestehende Ökosystem einfügt, reduziert diese Hürden massiv.
Die Entscheidung: Drei Kriterien
Zurück zur Schreinerei. Zwei Optionen standen im Raum: Jira oder Microsoft Loop.
1. Frage: Wird es genutzt?
Jira: Ein professionelles Projektmanagement-Tool, das alle Funktionen bietet, die man sich wünschen kann. Aber: Ein zusätzliches Tool in der Landschaft. Jemand muss es betreuen. Alle müssen lernen, damit umzugehen. Die Einstiegshürde ist hoch.
Für ein Team, das hauptsächlich in der Werkstatt arbeitet? Die Gefahr ist gross, dass das perfekte Tool nicht genutzt wird, weil es zu abschreckend wirkt.
Loop: Nicht so mächtig wie Jira. Deckt nicht alle Anforderungen ab. Aber Microsoft ist bereits im Einsatz. Die Mitarbeitenden kennen das Ökosystem. Die Lernkurve ist entsprechend flach.
Fazit: Loop hat die besseren Chancen, tatsächlich genutzt zu werden.
2. Frage: Löst es das Problem?
Das ursprüngliche Problem war: Informationen waren nicht zentral verfügbar. Der Überblick fehlte. Checklisten wurden nicht konsequent genutzt.
Jira: Würde das Problem lösen – und noch viel mehr. Kanban-Boards, Sprints, Roadmaps, Reports. Alles da.
Loop: Würde das Problem auch lösen. Zentrale Ablage. Einfache Handhabung. Alle haben Zugriff. Punkt.
"Viel mehr" war nicht nötig. Es hätte nur abgeschreckt.
Fazit: Beide lösen das ursprüngliche Problem. Loop reicht.
3. Frage: Ist es wartbar?
Ein Tool einzuführen ist das eine. Es über Jahre hinweg zu betreiben ist das andere.
Jira: Dafür braucht es jemanden, der sich auskennt. Jemand, der das Tool einrichtet, die Zugänge verteilt, Rechte administriert, das Tool konfiguriert, die anderen Mitarbeitenden schult, etc. Und was passiert, wenn diese Person geht?
Loop: Fügt sich nahtlos in die Microsoft-Welt ein. Der Zeitaufwand für die Einrichtung und Schulung sind überschaubar; es müssen keine neuen Accounts angelegt werden.
Fazit: Loop ist wartungsärmer und weniger abhängig von Einzelpersonen.
Das Resultat
Die Schreinerei entschied sich für Loop.
Das Resultat: Die Checklisten werden genutzt - konsequent, von allen. Der Prozess wird gelebt. Ziel erfüllt.
In der Zeit, die Jira allein für Setup und Schulung gebraucht hätte, lief mit Loop bereits der Prozess.
Praktische Tipps für die Tool-Wahl
Klein anfangen: Sie müssen nicht von Anfang an das perfekte Tool wählen. Starten Sie mit dem Tool, das am wenigsten Widerstand erzeugt. Wenn es an seine Grenzen stösst, können Sie immer noch wechseln – aber dann wissen Sie wenigstens, was Sie wirklich brauchen.
Das Team einbeziehen: Die Leute, die mit dem Tool arbeiten müssen, sollten mitentscheiden. Das steigert die Akzeptanz erheblich.
Im bestehenden Ökosystem suchen: Schauen Sie zuerst, ob in Ihrem bestehenden Ökosystem bereits eine Lösung existiert, die "gut genug" ist. "Gut genug" ist besser als "perfekt, aber ungenutzt".
Fazit
Bei der Schreinerei hätte Jira technisch die bessere Lösung sein können. Aber Loop wurde genutzt. Nach drei Wochen war das Problem gelöst.
Das ist das Ziel. Nicht das perfekte Tool. Sondern das gelöste Problem.