KI einarbeiten: So wird aus dem Praktikanten ein Mitarbeiter

Die meisten behandeln ChatGPT oder Claude wie den Praktikanten für Kleinkram: schnell eine Mail schreiben, kurz etwas zusammenfassen. Das Ergebnis ist okay, Sie machen den Rest selbst, und dabei bleibt es.

Dabei kann daraus ein Mitarbeiter werden, der eine ganze Aufgabe übernimmt und mitdenkt. Der Unterschied ist nicht das Tool. Es ist die Einarbeitung, die fast alle überspringen. Wer seine KI einarbeitet wie eine neue Person im Team, bekommt genau diesen Mitarbeiter.

Diesen Mitarbeiter nennen wir Kai. Wir arbeiten ihn in fünf Schritten ein: Zuerst das Kennenlernen, dann geben wir ihm die nötigen Unterlagen, Zugänge und Arbeitsanweisungen, und am Schluss arbeitet er selbständig einen ganzen Auftrag ab.

Kai kennenlernen

Am ersten Arbeitstag erklären Sie Kai, wie Sie zusammenarbeiten und welche Regeln bei Ihnen gelten (zum Beispiel: «Wir schreiben Schweizer Hochdeutsch, also immer ss statt ß»). Diese Informationen hinterlegen Sie in den individuellen Anweisungen: in ChatGPT heissen sie «Benutzerdefinierte Anweisungen», in Claude «Anweisungen für Claude». Einmal hinterlegt, gelten sie in jedem neuen Chat.

Dazu kommt das Memory, das man in den Einstellungen aktivieren kann. So merkt sich Kai jeweils das Wichtigste aus Ihren Gesprächen. Schauen Sie ab und zu rein, was er sich gemerkt hat, und korrigieren Sie, was nicht mehr stimmt.

Kai die Unterlagen geben

Bevor Kai loslegt, stellen Sie ihm die nötigen Unterlagen zusammen. Sie geben ihm nicht das ganze Firmenarchiv, sondern eine überschaubare Projektmappe. Genau das ist ein Projekt: Es bündelt zusammengehörige Chats, Dateien und eine kurze Anweisung, wie Kai darin arbeiten soll.

In ein Projekt «Marketing» legen Sie zum Beispiel Ihre Firmenstimme: ein kurzes Dokument, das definiert, wie Ihre Texte klingen. Kai schreibt dann nicht mehr irgendeine Mail, sondern eine, die nach Ihrem Betrieb klingt. Der Vorteil: Kai kennt den Kontext, ohne dass Sie ihn in jedem neuen Chat erklären, und alle zusammengehörigen Chats liegen am selben Ort statt verstreut.

Kai die Zugänge einrichten

Bis jetzt bekommt Kai nur, was Sie ihm in die Hand drücken. Jetzt erhält er einen Badge für die Systeme, die er für seine Arbeit braucht. Der Badge öffnet nur die Türen, für die er berechtigt ist, nicht mehr.

Diese Verbindungen heissen in Claude Konnektoren, in ChatGPT Plugins (ein einzelner Dienst dort App). Sie geben Kai Zugriff auf Ihre Ablage, den Kalender, das Mailkonto oder Ihr CRM. Statt Dateien hin und her zu kopieren, holt er sich selbst, was er braucht. Tipp: Starten Sie mit Lesezugriff, Schreib- und Löschrechte bleiben vorerst gesperrt.

Kai anlernen

Einen wiederkehrenden Ablauf erklären Sie Kai nicht jedes Mal von vorne. Stattdessen geben Sie ihm ein Merkblatt. Dieses hält fest, welche Schritte in welcher Reihenfolge abgearbeitet werden und wie ein gutes Ergebnis aussieht. So ein wiederverwendbares Merkblatt heisst Skill.

Aufgerufen wird ein Skill ganz beiläufig. Anders als einen gespeicherten Prompt müssen Sie ihn nicht heraussuchen: Sie schreiben «Erstell mir eine Offerte für diese Anfrage», Kai erkennt die Aufgabe und konsultiert den Offerten-Skill, wo genau beschrieben wird, wie eine Offerte aufgebaut ist. Die Vorteile:

• Sie erklären die Aufgabe nur einmal, statt bei jeder Anfrage von vorn.
• Und weil ein Skill eine Textdatei ist, können Sie ihn auch an eine Kollegin weiterleiten, damit diese dieselbe Aufgabe danach genauso erledigt.
• Die Qualität der Offerte hängt also nicht mehr an einer Person oder an der Tagesform.

Skills lohnen sich also überall, wo dieselbe Art Aufgabe immer wieder gleich anfällt: Offerten aus Eckdaten erstellen, eine Antwort auf eine Reklamation verfassen, das Protokoll aus Rohnotizen schreiben.

Kai den ersten Auftrag geben

Sobald Kai Regeln, Unterlagen, Zugänge und Arbeitsanweisungen kennt, geben Sie ihm nicht mehr jeden Handgriff vor. Stattdessen beschreiben Sie das gewünschte Ergebnis, nennen die Grenzen und vereinbaren einen Kontrollpunkt.

Nehmen Sie für den Anfang eine Aufgabe, bei der ein Fehler keine Folgen hat. Gut geeignet ist sie, wenn das Ziel klar ist, mehrere Schritte oder Quellen zusammenkommen und Prüfen schneller geht als selber machen. Zum Beispiel aus drei Kundenterminen eine Angebots-Zusammenfassung ziehen. Was Kai nicht übernimmt, ist die Verantwortung. Bei langen Aufträgen verliert er auch mal den Faden oder füllt eine Lücke mit einer Annahme. Umso wichtiger wird der Kontrollpunkt und Ihre Freigabe, bevor etwas rausgeht.

Kai in der Probezeit

Eine eingearbeitete Kraft ist nicht fehlerfrei, und Kai ist es auch nicht. Schauen Sie am Anfang jedes Ergebnis an, so wie Sie in der Probezeit genauer hinschauen. Was sauber läuft, geben Sie frei. Wo es hakt, schärfen Sie die Anweisung nach. Und wenn ein Bereich rundläuft, geben Sie ihm den nächsten dazu.

Der Unterschied zwischen «KI bringt bei uns nicht viel» und «ohne Kai geht es nicht mehr» ist gerade im KMU selten das Tool. Es ist die Einarbeitung. Die meisten lassen ihren Praktikanten nur Kaffee kochen und kopieren, dabei könnte er so viel mehr. Deshalb nutzen sie erst die Hälfte. Sie müssen das nicht.

Ausführliche Informationen dazu, wie sie Kai einarbeiten, finden Sie hier: 👋 Hi, ich bin Kai!

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