KI-Tool auswählen: 5 Fragen, bevor Sie sich entscheiden

Ein KI-Tool für die eigene Firma ist weit mehr als nur eine Lizenz zu lösen. Es ist, wie eine neue Maschine für den Betrieb anzuschaffen. Niemand kauft die erste Maschine, die an der Messe schön glänzt, nur weil die Vorführung beeindruckt hat. Man schaut, ob sie in den Betrieb passt, was sie über die Jahre kostet und ob der Hersteller in zwei Jahren noch Ersatzteile liefert.

Genau diese Prüfung fehlt bei den meisten KI-Tools. Hier sind die fünf Fragen, die Sie sich vorher stellen sollten.

1. Integration: Passt die Maschine in Ihren Ablauf?

Eine Maschine, die nicht in den Ablauf passt, steht teuer in der Ecke. Beim KI-Tool ist es dasselbe.

Lässt es sich in Ihre bestehenden Systeme einbinden, in Microsoft 365, Google Workspace oder Ihr Kundensystem? Oder schaffen Sie sich eine weitere Insellösung, bei der jemand Daten von Hand hin- und herkopiert?

Ein Tool, das isoliert läuft, frisst genau die Zeit wieder auf, die es sparen sollte. Der grösste Nutzen entsteht dort, wo die KI in Werkzeugen steckt, die Ihr Team ohnehin täglich benutzt.

2. Datenschutz: Wo landen Ihre Daten?

Bei einer Maschine sehen Sie, was reingeht und was rauskommt. Das Rohmaterial liegt vor Ihnen, das fertige Stück auch. Bei einem KI-Tool verschwindet Ihr Material, also Ihre Daten, in einem Irgendwo, das Sie nicht sehen.

Deshalb die entscheidenden Fragen: Wo liegen die Daten physisch, in der Schweiz, in der EU oder in den USA? Erfüllt das Tool das Datenschutzgesetz (DSG)? Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV)? Und werden Ihre Eingaben zum Training des Modells verwendet, oder lässt sich das abschalten?

Das ist kein Papierkram für die Rechtsabteilung. Sobald jemand Kundendaten, Offerten oder Personalakten in ein Tool tippt, das im Ausland trainiert wird, haben Sie ein Problem. Klären Sie das vorher, nicht nach dem ersten Vorfall.

Mehr Informationen dazu finden Sie in der Zusammenfassung des Webinars “Datenschutz und KI für KMU”: https://drive.google.com/file/d/1YcSSnq_gN-DM4y7DrM1NpNqCrTRNtAyo/view?usp=drive_link

3. Gesamtkosten: Was kostet die Maschine wirklich?

Der Anschaffungspreis ist nie der ganze Preis. Bei einer Maschine kommen Installation, Schulung, Wartung und Strom dazu. Bei einem KI-Tool kommen Einführung, Schulung, Wartung und die versteckten Kosten dazu.

Versteckte Kosten heisst: zusätzliche Lizenzen für weitere Nutzer, eine Abrechnung, die mit jeder Anfrage steigt (Stichwort «Tokenverbrauch»), kostenpflichtige Zusatzfunktionen für das, was in der Demo noch selbstverständlich wirkte.

Ein Tool mit «günstiger» Monatslizenz kann am Jahresende teurer sein als die Lösung, die auf dem Papier mehr kostet. Rechnen Sie mit den Gesamtkosten über zwei Jahre, nicht mit dem Listenpreis.

4. Abhängigkeit: Kommen Sie wieder raus?

Die wichtigste Frage stellt fast niemand vor dem Kauf: Wie komme ich wieder raus?

Stellen Sie sich eine Maschine vor, die nur mit Spezialteilen und Software eines einzigen Herstellers läuft. Solange alles gut geht, kein Problem. Aber Sie sitzen fest, sobald der Hersteller die Preise anzieht oder den Service einstellt.

Beim KI-Tool ist die Frage dieselbe: Lassen sich Ihre Daten und Einstellungen exportieren, wenn Sie wechseln wollen? Oder stecken Sie nach einem Jahr so tief drin, dass ein Wechsel mehr kostet, als das Tool je gespart hat? Je mehr Abläufe an einem Anbieter hängen, desto abhängiger werden Sie. Prüfen Sie den Ausstieg, bevor Sie einsteigen.

5. Wird es den Hersteller in zwei Jahren noch geben?

Niemand kauft eine Maschine von einem Hersteller, der morgen vom Markt verschwindet. Dann sind auch Service und Ersatzteile weg.

Bei KI-Tools ist die Frage genauso berechtigt: Überlebt der Anbieter die nächsten 24 Monate? Oder ist es eine junge Firma, die vor allem auf die nächste Finanzierungsrunde hofft? Für einen Ablauf, auf den Sie sich täglich verlassen, zählt diese Stabilität mehr als die neuste glänzende Funktion.

Ein etablierter Anbieter mit einem langweiligen, verlässlichen Produkt ist meist die bessere Wahl als die Jungfirma mit der spektakulärsten Vorführung.

Die Demo überzeugt. Der Alltag entscheidet.

An der Messe sieht jede Maschine gut aus. Ob sie etwas taugt, zeigt sich erst, wenn sie Wochen später im Betrieb steht und liefern muss. Bei KI-Tools ist es genau gleich.

Sie wollen wissen, welches Tool zu Ihrem Betrieb passt, bevor Sie Geld und Zeit investieren? Genau dort setzen wir an. Lassen Sie uns reden.